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Bearbeitung von Rückstellungen in SAP-Umgebung optimieren

Lösung: Abbildung der Rückstellungen als Nebenbuch zum SAP-FI-Hauptbuch

Ausgangssituation:
Als langjähriger VERA-Kunde empfahl die Steuerabteilung der DZ Bank ihren Kollegen der Bilanzierung den Austausch mit IKOR, denn die Bilanzierer wollten die Bearbeitung von Rückstellungen in ihrer SAP-Umgebung optimieren. Dazu wollten sie einerseits manuelle Vorgänge, die insbesondere bei den Zinsberechnungen aufwendig waren, reduzieren und zum Anderen enger und reibungsloser mit den verursachenden Fachbereichen zusammenarbeiten, welche ihrerseits auch Einblick in Ergebnisse erhalten sollten.

IKOR entwickelte eine Lösungsidee: Ein schlankes SAP Add-on bildet die Rückstellungen als Nebenbuch zum SAP-FI-Hauptbuch ab. Anstatt das Hauptbuch zu modifizieren, ermöglicht dieses ein klares Design und vor allem das Hinterlegen von umfangreichen Informationen und damit ein umfassendes Management von Rückstellungen. Die Idee zu IRMA war geboren und überzeugte gegenüber dem Mitbewerberansatz.

Projektverlauf:
IKOR und die DZ Bank schlossen 2011 eine Entwicklungspartnerschaft: IRMA sollte eine absolut praxisgerechte Anwendung werden. Dazu arbeiteten Mitarbeiter der Fachabteilung und IKOR ein Jahr lang zusammen

Nachdem IKOR ein Fachkonzept erstellt und es auf Basis von Interviews mit den betroffenen Bereichen detailliert hatte, begann die Softwareentwicklung in agiler Vorgehensweise. Zuerst wurden die wichtigsten Grundzüge entwickelt und unmittelbar vom Fachbereich getestet. Die Testergebnisse leiteten die nächsten Entwicklungsschritte an. So verfeinerte das Team iterativ bis das Testsystem stand und nach intensiven Testverfahren schlussendlich die Abnahme erfolgte.

Parallel dazu wurden Arbeitsabläufe an der Schnittstelle zu den verursachenden Abteilungen überprüft und neu gestaltet. Für einzelne Abteilungen, wie Steuern und Personal, wurde beschlossen, dass diese die Buchungen ihrer Rückstellungen selber vornehmen würden. Das Projekt schloss mit einer Schulung aller involvierten Fachbereiche zur Funktionsweise von IRMA.

Resultat: 
Am Ende stand nicht nur das SAP Add-on IRMA für ein einheitliches Management der Rückstellungen des Unternehmens. Auch hatte die Bilanzierungsabteilung die Erfassung dezentralisiert und in den Fachbereich vorverlagert. Dieses führt bei 200 Vorgängen im Jahr und der monatlichen Auf- und Abzinsung unter anderem zu einer merklichen Arbeitsentlastung und einem enormen Zeitgewinn. Ein Beispiel: In 2015 ist die Rückstellungsbearbeitung für den Jahresabschluss bereits in KW 3 absolviert!

 

Ansprechpartner
Harald Westermann, Senior-Manager

Harald Westermann

Senior-Manager
Tel. +49 (0)40 8 19 94 42-0

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