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Entwicklung eines Förderberichtswesen

Reduzierung des manuellen Aufwands und Steigerung der Datenqualität

Ausgangssituation:
Im Zuge der landesweiten Implementierung des Landesreferenzmodells (LRM) sowie den Anforderungen an eine GoB - konforme Finanzbuchhaltung als Basis für einen aussagekräftigen Produkthaushalt und eine konsolidierte Landesbilanz werden seit dem Jahre 2009 neben der Zahlbarmachung auch sämtliche Verbindlichkeiten und Forderungen aus der Bewirtschaftung der Fördermittel systemseitig in SAP abgebildet. Technisch umgesetzt wird diese Vorgabe durch den Einsatz des neuen SAP „Budgetverwaltungssystems“ (PSM-BCS). PSM-BCS baut dabei keine umfassende Nutzerführung oder gar Begleitung des gesamten Bewirtschaftungsprozesses von Antragstellung bis Rückforderung auf, sondern ist ausschließlich Instrument des Rechnungswesens.

Die umfassenden Umstellungen im Rechnungswesen des Landes Hessen hatten erhebliche Auswirkungen auf das Berichtswesen der Förderbuchungskreise. Der Begriff Berichtswesen umfasst dabei die Bereitstellung sämtlicher Daten für die Zwecke der Haushaltsplanung, der Haushaltsausführung und –steuerung sowie des Jahresabschlusses (kameral und doppisch).

Lösung:
Eine der wesentlichen Herausforderungen bestand darin, die Anforderungen der Kameralistik und die „neue“ Buchungslogik der kaufmännischen Buchführung in einem nachvollziehbaren Berichtwesen darzustellen. Die hierfür erforderliche Datenkonsistenz und Transparenz wurde durch die Entwicklung und Pflege der sog. „Greulich-Liste“ sichergestellt. Damit war es möglich die notwendigen Daten aus den verschiedenen Datenquellen (SAP-System des Landes, ABAKUS Fördermittelverwaltungssystem der WIBank und weitere fachlich spezifische Vorsysteme z.B. Accessdatenbank beim RP Kassel) an zentraler Stelle zu konsolidieren und auszuwerten.

Für folgende Berichtszwecke wurden die konsolidierten Daten genutzt:

  • Aufstellung des Haushaltsplanes (verschiedene Sichtweisen: kameral, doppik/produktbezogen)
  • Ausführung des HHPL (Nachhaltung spezieller Daten, die in der SAP-HÜL nicht abgebildet werden, z.B. Mittelzuweisungen, Anfragen der Hausleitung und des Budgetbüros usw.)
  • Formelles Berichtswesen (Finanzhilfebericht, Führungsbericht, EU-Monitoring, Bilanzberichte z.B. Rückstellungen usw.)

Erfolg:
Ein Schwerpunkt bei der Entwicklung des Förderberichtswesens, lag in der Optimierung und Straffung der Verfahrensprozesse. Vor dem Hintergrund der sehr komplexen Anforderungen an die Berichtslogik und den unterschiedlichen fachlichen Rahmenbedingungen war die Standardisierung der Prozesse besonders wichtig. Damit konnte der manuelle Aufwand reduziert und die Qualität der Daten erheblich gesteigert werden.

Informationen

Ausgeübte Tätigkeiten:

  • Entwicklung eines excelbasierten Berichtstools
  • Definitionen der Anforderungen (Kameralistik und Doppik)
  • Erhebung Anforderungen
  • Prozessedefinition und Verfahrensformen
  • Schnittstellenkoordination 
  • Dokumentation
  • Fachliche Unterstützung 

Technische Umgebung:

  • Excel, Access
  • SAP-ERP
  • Module BCS-PSM, FI, CO
  • ABAKUS
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