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Abbildung der EFRE-RWB-Förderungen 2007-2013

Umfangreiche Prozessoptimierung mit ABAKUS

Ausgangssituation:
Als zentrales Förderinstitut des Landes bildet die Investitions- und Strukturbank Rheinland-Pfalz (ISB) seit 2003 ihr Fördergeschäft im SAP-Umfeld unter Verwendung des Fördersystems ABAKUS ab. Gemeinsam mit dem Ministerium für Bildung, Wissenschaft, Jugend und Kultur (MBWJK), dem Ministerium für Umwelt, Forsten und Verbraucherschutz (MUFV) und dem Ministerium für Inneres und Sport (ISM) plante das Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau (MWVLW) des Landes Rheinland-Pfalz die Integration von Fördermaßnahmen aus dem Europäischen Fonds für Regionale Entwicklung (EFRE) für die neue EU-Strukturfondsperiode 2007 – 2013 in die ISB. Eine zentrale Anforderung an die ISB war dabei die Abbildung der landes- und EU-spezifischen Ausprägungen im System.

Die ISB verfolgt langfristig das Ziel der kostengünstigen Abbildung der EFRE-Förderung in der bestehenden IT-Landschaft. Neben den EFRE-spezifischen Anforderungen stand die ISB vor der Herausforderung, aus den unterschiedlichen Förderprozessen der Ministerien und der ISB einen Standardprozess zu konzipieren, der die Flexibilität bietet, eine organisationsübergreifende Antragsbearbeitung im ABAKUS-System zu ermöglichen. Dabei waren verschiedene Aspekte zu beachten. Zum einen sollten und durften nur bestimmte Teile der Antragsbearbeitung direkt von den Ministerien durchgeführt werden. Zum anderen war der Prozess für die Antragsbearbeitung so zu gestalten, dass alle Förderprogramme des operationellen Programms durch einen Standardablauf abgebildet werden, um die Pflege und Wartungsarbeiten so gering wie möglich zu halten. Der Kostenaspekt war deshalb von besonderer Bedeutung, da die sehr spezifischen Anforderungen für die Umsetzung eines operationellen Programms zeitlich begrenzt sind und im nachfolgenden Förderzyklus in wesentlichen Teilen verändert sein können.

Lösung:
IKOR wurde beauftragt, die neue EFRE-Förderperiode 2007 – 2013 in Rheinland-Pfalz in einer Prozess- und IT-Architektur abzubilden. Ziel dabei war es, zum einen die EU-Anforderungen des Operationellen Programms zu berücksichtigen und zum anderen die kompletten EFRE-Förderungen in einer optimierten Prozessarchitektur darzustellen.

In einem ersten Schritt wurde ein Rahmenkonzept für die Abbildung der EFRE-Förderungen erstellt, das anschließend durch die Prozessanalyse und Fachkonzeption erweitert wurde. Im nächsten Schritt erfolgte die serviceorientierte Ergänzung der Lösung im ABAKUS-Umfeld, die durch eine zielgerichtete Schulungsmaßnahme der Ministeriums- und ISB-Mitarbeiter begleitet wurde.

Für die EFRE-Förderung ist eine Vielzahl von Daten zu hinterlegen, die abhängig von der Art der Förderung variabel aufgebaut werden müssen, um die EFRE-spezifischen Anforderungen zu erfüllen. Die Anforderungen an die Datenerfassung im Bearbeitungsprozess sind daher besonders hoch.

Durch eine umfangreiche Prozessanalyse und –abbildung wurde ein Standardprozess modelliert, der die Antragsbearbeitung für die EFRE-Förderungen für alle Beteiligten optimiert und harmonisiert. Auf Basis dieser Prozessanalyse wurde durch die Verwendung des Standard SAP/ABAKUS Workflowmanagements ein Ablauf angelegt, der die Bearbeitungsanforderungen der Ministerien vollständig abdeckt. Die Umsetzung des Ablaufs erfolgt auf der Grundlage der Geschäftsvorfallsicht, die es ermöglicht jeden Teilprozess im System separat abzubilden. Anhand der Berechtigungsvergabe je Geschäftsvorfall kann der Zugriff der Ministerien auf bestimmte Bearbeitungsprozesse im ABAKUS begrenzt werden.

Erfolg:
Die Produktionsaufnahme zur Abwicklung der Bearbeitungsprozesse erfolgte reibungslos. Im Rahmen der kurzen Projektlaufzeit konnte eine umfangreiche Prozessoptimierung vorangetrieben werden, die den Antragsbearbeitungsprozess aller beteiligten Partner optimieren und zu einem Standardprozess verschmelzen konnte. Aufgrund dessen konnte innerhalb der kurzen Umsetzungsphase die gesamten Fördermaßnahmen aus dem Europäischen Fonds für Regionale Entwicklung (EFRE) durch einen Standardablauf abgebildet werden. Diese Prozessstandardisierung in Verbindung mit der Reduzierung des Entwicklungsaufwands optimiert den Investitionsaufwand für den zeitlich begrenzten Zyklus eines operationellen Programms in besonderer Weise.

Die EU-Prüfbehörde des Landes Rheinland-Pfalz zeigte sich von der Abbildung der EFRE-Förderungen im ABAKUS vollends überzeugt.

Technische Details:
Die EFRE-spezifischen Angaben werden durch eine flexibel generierte Präsentationsschicht mit serviceorientierten Komponenten im Bearbeitungsprozess angefordert. Diese Präsentationsschicht ermöglicht kostengünstig und flexibel die Aufbereitung der zu pflegenden Daten in Abhängigkeit von direkt aus dem Prozess heraus definierten Kriterien. Teure Programmierung wurde dadurch auf ein Minimum reduziert. Die Unterstützung der definierten Prozesse erfolgte mit Hilfe flexibler Workflowmanagementsysteme (ABAKUS) und der serviceorientierten Ausrichtung der erforderlichen IT-Funktionen.

Informationen

Ausgeübte Tätigkeiten:

  • Projektleitung
  • Soll-Prozess-Konzeption
  • IT-Architektur
  • Infrastruktur-Konzeption
  • Fach- und DV-Konzeption
  • Technische Realisierung
  • Web-Portal-Konzeption/Entwicklung
  • Fachliche Beratung
  • Test

Technische Umgebung:

  • ABAKUS
  • SAP® FS-CML, GP
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