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SAP-S/4HANA-Readiness und optimierte System-Performance

Belegarchivierung im SAP-ERP

Ausgangssituation und Lösungsansatz
Seit 1998 hat Ortlinghaus ein SAP-ERP mit diversen Modulen im Einsatz. Im Laufe dieser langen Nutzungszeit hat das System große Datenmengen verarbeitet und angesammelt. Die große Datenbank führte mittlerweile zu langen Laufzeiten im Rahmen des Monatsabschlusses und bei Systemkopien. Ortlinghaus entschied sich für eine nachhaltige Lösung zur Systembereinigung und wünschte eine Implementierung der SAP-Archivierung. 

Vorgehensweise
Das Projektteam begann mit der Analyse der Datenberge und widmete besonders den Abhängigkeiten von Belegen Aufmerksamkeit, denn verbundene Belege gehören in ihrer Gesamtheit archiviert. Netzpläne stellten Belegflüsse übersichtlich dar und offenbarten diese Abhängigkeiten. Key-User der jeweiligen Applikationen bereinigten diese zudem von nicht abgeschlossenen Prozessen und damit von unvollständigen Belegen, da nur vollständige Datensätze archivierungsfähig sind. Schließlich definierten sich gemäß intern abgestimmter Residenzzeiten und gesetzlicher Aufbewahrungsfristen die Daten, die in das Archivierungssystem wegzuschreiben sind.

Beschleunigend wirkte dabei die Automatisierung über generische Selektionen sowie eine Implementierung in mehreren Phasen: Zunächst wurden die quick wins mit der Bereinigung der IDOC-Datensätze und der Anwendungslogs realisiert. Danach folgten die SAP-Module für Logistikprozesse, wobei auch hier die Abhängigkeiten der Datenflüsse für einen zügigen Abschluss der jeweiligen Einheiten berücksichtigt und eine entsprechende Reihenfolge für die Bearbeitung festgelegt wurden. Anschließend kamen die SAP-Objekte für das Rechnungswesen an die Reihe.

Der Gesamtablauf der Archivierung von der Definition der Archivierungsobjekte über das Customizing und die notwendigen Entwicklungen bis zur Ausführung der Archivierungsschritte erfolgte mit dem Archive-Development-Kit von SAP.

Zu den abschließenden Arbeiten gehörte die Definition von Zugriffsberechtigungen, da der Zugriff auf die archivierten Daten außerhalb des üblichen Berechtigungssystems liegt. Zur Übergabe in den produktiven Betrieb gehörte schließlich der Archivierungsleitfaden für die jährliche Aktualisierung der Datenbereinigung.

Erfolg
Die System-Performance hat sich durch die deutliche Datenreduzierung wesentlich erhöht. Mit der gesunkenen Systembelastung und der erreichten Systemhygiene hat Ortlinghaus außerdem sein strategisches Ziel erreicht: Eine wesentliche Grundlage für die Umstellung auf S/4 HANA ist gelegt.

Ausgeübte Tätigkeiten

  • Datenanalyse
  • Archivierungskonzept in Abstimmung mit den Fachbereichen
  • Einrichten Archivinfostrukturen
  • Erweiterung des Berechtigungskonzepts
  • Erstarchivierung
  • Bereinigung von Archivierungshindernissen
  • Übergabe in den Regelbetrieb
Ansprechpartner
Roger Wollert

Roger Wollert

Leiter Industrie und Dienstleister
Tel. +49 (0)201 185067-00

Technische Umgebung
  • Logistikmodule MM, SD, PP, QM, PM
  • Module FI / CO
  • Archive Development Kit
  • Docuware
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